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OPM3™ Lösungen
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FAQ - OPM3TM
IT-Organisationen operieren normalerweise als unterstützende Geschäftsbereiche, um andere Geschäftsbereiche erfolgreicher zu machen. "Erfolgreicher" ist entweder definiert als "mehr Ertrag generierend" oder als "interne Kostenreduzierung". Dieses sind die wesentlichen Ziele oder Beweggründe, eine eigene IT-Abteilung zu betreiben. Nichtsdestotrotz beobachten wir häufig, dass es IT-Abteilungen misslingt, diesen Zielen gerecht zu werden. Manchmal sind die Projektergebnisse irrelevant oder von keinem Wert für die Bedürfnisse der Nutzer. Wie können solche Situationen vermieden werden? Die Lösung des Problems setzt ein mit einer Analyse der Unternehmensstrategie. Wenn die Unternehmensstrategie nicht klar definiert ist, korrespondiert die IT-Strategie qua Schwäche mit der der Geschäftsstrategie. Aber auch wenn die Unternehmensstrategie im Detail definiert ist, ist die IT-Strategie möglicherweise nicht mit ihr auf eine Linie gebracht. Welche Auswirkungen hat diese Inkongruenz auf die Organisation? Die wahrscheinliche Auswirkung dieser Fehlausrichtung ist, dass die IT-Abteilung Ressourcen auf eine Weise investiert, die nicht den strategischen Bedürfnissen entspricht. Ich werde Ihnen ein Beispiel nennen: Kürzlich analysierten wir das Projektportfolio einer großen Firma. Der IT-Abteilung waren über 100 Projekte zugeordnet. In ihrer Größenordnung variierten die Projekte von kleinen Initiativen bis hin zu Großprojekten. Die Abteilung hatte jedoch nur 30 Mitarbeiter. Realistischerweise konnten diese 30 Mitarbeiter nur 5-10 Projekte managen. Was geschah mit den anderern 90 Projekten? Wenn der Druck sich erhöhte, kümmerten sich die Mitarbeiter im Rotationsprinzip um die unkritischen UND die dringenden Projekte. Ergebnis: Keines der Projekte wurde fristgerecht, im Rahmen des Budgets oder den geschäftlichen Bedürfnissen angepasst abgeschlossen. Sicherlich ist dies ein extremes Beispiel. Oder gehört dies in vielen Organisationen zum täglichen Geschehen? Vor kurzem waren wir bei einem anderen Unternehmen. Dieses berief sich auf seinen CMMI Level 3 und war nach eigener Aussage unbesorgt über die Herausforderungen des Projektmanagements, obwohl die Kunden dieser Organisation sich beklagten, dass die Firma ihnen keine Wertschöpfung liefere. Wir analysierten die Situation und fanden heraus, dass die Organisation sehr gut hochqualitative Handelsware produzieren konnte. Die Priorisierung der Projekte der IT-Abteilung war nicht mit den Geschäftserwartungen synchronisiert. Beispielsweise war ein wichtiger, internetbasierter Vertriebsprozess nicht automatisiert, die IT-Abteilung investierte jedoch ihre Ressourcen in die Einführung eines auf VoiP (Voice over IP oder Internettelefonie)laufenden Telefonsystems. Die Qualität des neuen Telefonservices wurde als geringer als die des alten Systems empfunden, und deshalb verstand niemand ausserhalb der IT den Nutzen dieses Projektes. Wie konnte das passieren? Die IT-Abteilung hörte nicht auf den Nutzer, oder besser gesagt, "Kunden", und war mehr auf die technische Herausforderung eingeschossen als auf die Geschäftsbedürfnisse, die hinter dem Projekt standen. Für diese Probleme ist der Anwendungsbereich von OPM3 da. OPM3 bringt das Projektportfolio der IT-Abteilung mit den wirklichen Bedürfnissen der Organisation auf eine Linie. Wie funktioniert das? Die Unternehmensstrategie wird verwendet, um ein Projektportfolio und Programme zu generieren. Innerhalb dieses Portfolios werden Programme und Projekte initiiert, geplant, ausgeführt, gesteuert und abgeschlossen. Es gibt folgende Kriterien für das Portfolio: -strategische -finanzielle -Ressourcen Diese Kriterien helfen, das Portfolio im Gleichgewicht zu halten. Um relevante Kriterien und ein austariertes Portfolio zu bilden, muss eine Organisation sogenannte Best Practices implementieren. Die wichtigsten Best Practices dürfen je nach den Bedürfnissen der Organisation variieren. Deshalb muss als erster Schritt bei einer OPM3-Implementation ein Assessment durchgeführt werden. Das Assessment evaluiert den aktuellen Reifegrad des organisatorischen Projektmanagements. Danach wird ein Verbesserungsplan entwickelt und implementiert. Als Ergebnis wird die IT-Abteilung zu einem der Hauptgaranten für den Unternehmenserfolg.
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